Cómo realizar una efectiva gestión de interesados

Un determinado proyecto podrá llevarse a cabo con eficacia y eficiencia, en el caso de que todas las consultas de los potenciales clientes sean atendidas con total responsabilidad y profesionalismo. En efecto, si se desea concretar una determinada gestión proyectual, se deben tener en cuenta una serie de factores, principalmente comunicacionales, para que, finalmente, dicho proyecto pueda ser llevado a la práctica de manera segura y concreta. En el presente artículo, te vamos a presentar una guía orientativa de aquellas estrategias de comunicación que debes conocer a la perfección para poder captar nuevos clientes, cumplir los objetivos y las metas propuestas y lograr, como resultado, un incremento de la productividad.

¿En qué consisten?

Cuando un potencial cliente se encuentra interesado en la realización de un determinado proyecto, es sumamente importante entablar con él un vínculo profesional transparente y claro, en el que prime la comunicación efectiva. De este modo, al finalizar dicho proyecto, se obtendrá la satisfacción de todas sus necesidades. Pero para ello, el flujo comunicacional activo y, por lo tanto, dinámico debe ser el eje estructural y hegemónico de dicha relación laboral. Este panorama se logra mediante la práctica de una escucha activa, a través de la ejecución de una actitud asertiva y tratando de ser siempre empático con el interlocutor, acompañado por una tendencia hacia la negociación constante.

¿Cuáles son estas estrategias?

Al haber efectuado un feedback comunicacional exitoso, se procede al establecimiento de aquellas estrategias fundamentales para que pueda realizarse la gestión proyectual, siempre teniendo como base referencial los intereses, las necesidades y las expectativas que los clientes poseen sobre su realización. A continuación, te presentamos un listado con algunas de ellas para efectuar una gestión de interesados altamente optimizada.

Conocimiento organizacional general

Se debe conocer a la perfección y con total precisión todos los aspectos íntimamente vinculados con la cultura organizacional de la empresa que consulta, lo que incluye la misión y la visión de la institución, los objetivos y las metas a conseguir, la idiosincrasia empresarial, junto con las características generales y específicas de la comunicación de la institución en cuestión. Todos estos datos serán relevados para especificar los canales por medio de los cuales será transmitida la información a medida de que el proyecto se vaya llevando a cabo, como se verá en el siguiente punto.

Selección de herramientas comunicacionales a emplear

Para alcanzar un óptimo y adecuado flujo de comunicación, en primera instancia, se deben seleccionar los instrumentos que serán empleados con dicho fin. Ello se encuentra bajo la responsabilidad del director del proyecto, quien mediante los instrumentos elegido será el encargado de que todo integrante del proyecto se encuentre ampliamente informado sobre todas las cuestiones relevantes y vinculadas con su realización.

Identificación de las necesidades y deseos de cada interesado

Es imprescindible efectuar un análisis detallado sobre las necesidades del cliente tanto en el momento de plantearse el alcance del proyecto, como así también durante la realización del mismo. De este modo, se garantiza el alcance de la satisfacción de dichas necesidades y, como consecuencia, los resultados obtenidos serán los adecuados para un cliente que poseerá un máximo grado de conformidad con el trabajo realizado.

Establecimiento de un equipo humano especializado para el área comunicacional

Desde la perspectiva del proyecto, es trascendental que se defina y que se fije el proceso mediante el cual la información será distribuida dentro del equipo de trabajo que se encuentre a cargo de su realización. Para ello, se debe asignar el capital humano encargado de dichas tareas comunicacionales y, a la vez, establecer reuniones periódicas para fomentar un flujo de comunicación constante. De este modo, se evitarán errores que puedan llegar a producirse por falta de conocimiento de cuestiones inherentes y fundamentales a dicho proyecto.

Generación de alianzas estratégicas

Todo el conjunto de comportamientos que incluyan tanto lenguaje verbal como no verbal, por parte del grupo de trabajo a cargo del proyecto, debe estar destinado y orientado, a través de una actitud empática y asertiva, al establecimiento de vínculos fuertes y de alianzas con los potenciales clientes.

Si deseas conocer más acerca de cómo las estrategias comunicacionales influyen, de forma directa, en la optimización de la gestión de interesados, dentro del mundo de la administración de proyectos, te recomendamos que te informes sobre la Maestría en administración de proyectos de la Universidad Benito Juárez online.