¿Qué es un cierre de proyecto?
Una gestión de proyecto finaliza concretamente en el momento en el que se produce el cierre del proyecto en sí mismo. Esta etapa es de carácter trascendental para que pueda darse por terminado el proyecto gestionado. Ello se lleva a cabo luego de la aceptación por parte del cliente acerca del cumplimiento de los objetivos planteados y planificados estratégicamente, desde el comienzo de la definición del alcance del proyecto en cuestión.
A través del presente análisis, podrás informarte sobre sus características generales y específicas, junto con la importancia que este paso final posee dentro del proceso de gestión y de administración de proyectos.
¿Cómo se define un cierre de proyecto?
El cierre de un proyecto consiste en la fase final dentro del proceso de gestión de un proyecto. El concepto de cierre abarca no solamente la finalización de la totalidad del proyecto, sino también aquellas etapas intermedias que integran todo el proyecto. De este modo, prevalece una coexistencia entre los cierres parciales de cada fase y el cierre que culmina con el proyecto iniciado.
Esta etapa es fundamental para dar por terminado el proyecto y para efectuar el correspondiente y posterior control de gestión del mismo. Ello sucede con la intención de obtener oportunidades futuras de crecimiento y de mejoras que abarquen todas las áreas, las etapas involucradas en el proyecto y los recursos humanos que han trabajado en él.
¿Cuál es la importancia de efectuar un cierre de proyecto?
La realización de un cierre, en el proyecto que se está gestionando, es fundamental para generar la culminación del mismo y es concebido como un compromiso de acción. Éste es llevado a la práctica desde el equipo a cargo del proyecto, para con los clientes que han solicitado el servicio de gestión. De este modo, este compromiso involucra a los participantes activos e internos de la organización que gestiona y al cliente que contrata la prestación de servicios. En resumen, la realización del cierre posee las siguientes funciones:
- Certificación y oficialización del cumplimiento y del alcance de los objetivos propuestos al inicio del proyecto. Para que dicho cierre se efectúa de modo correcto y seguro, el cliente debe dar conformidad de lo realizado por medio de la aceptación de la evolución del proyecto, de acuerdo a lo planteado y a sus deseos iniciales, enmarcados dentro del parámetro legal del contrato.
- Liberación de responsabilidades de los integrantes del equipo del proyecto, ya que se ha producido la culminación de los compromisos con respecto a las tareas brindadas.
- Involucra la realización del cierre de carácter administrativo y económico de las responsabilidades adquiridas. De esta manera, se concluyen los contratos establecidos con los proveedores partícipes y se efectúa el balance financiero y de la rentabilidad económica obtenida mediante el proyecto.
Pasos del cierre de un proyecto
Para que un proyecto pueda darse por concluido, deben cumplirse los siguientes pasos:
- Aceptación por parte de cliente: se debe lograr la aceptación externa de las actividades propias del proyecto realizado.
- Finalización del contrato: se procede a la facturación del proyecto y a su consecuente pago.
- Conclusión de los contratos con proveedores: se finalizan los compromisos asumidos con el área de proveedores. Se deben efectuar las facturaciones correspondientes y los pagos
- Eximición de las tareas de los integrantes del equipo de trabajo: se produce la oficialización de esta liberación del personal a partir del cierre del contrato del proyecto.
- Cierre económico y financiero del proyecto: todas las facturas deben estar pagadas.
- Cierre de carácter administrativo: se debe realizar la imputación de los pagos y su ejecución pertinente. Asimismo, se procede al balance administrativo financiero del proyecto.
- Control de gestión del proyecto realizado: en ocasiones, no suele efectuarse por falta de tiempo. No obstante, es un paso que beneficia radicalmente el desarrollo de gestiones de proyectos futuros, debido a las oportunidades de mejora que se detectan a partir de su análisis.
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