Cómo evitar la multitarea

En los equipos y grupos de trabajo y, debido a las exigencias de la sociedad, los empleados suelen estar bajo la exigencia del cumplimiento de múltiples tareas en forma simultánea. Por este motivo, suele acontecer una amplia variedad de errores aparejados con este fenómeno de sobrecarga laboral. Como consecuencia de ello, suelen descender los niveles de productividad, junto con la eficiencia laboral.

Existen, también, otros factores como el entorno de trabajo y variadas y continuas distracciones, las que, a su vez, generen conflictos, a la hora de ejecutar tareas, las que no resultan tan esenciales o urgentes como se creía.

Para neutralizar esta situación, es de vital importancia tener estrategias que prioricen las tareas de los diversos proyectos existentes en el equipo de trabajo, de modo tal que los resultados sean óptimos para todos los proyectos en general.

Igualmente, es importante asignar tiempos a las tareas y gestionar aquellas que no estén en directa relación con el proyecto. De este modo, se pueden categorizar las responsabilidades de acuerdo a su nivel de prioridad.

La multitarea: características principales

La multitarea implica la realización de múltiples tareas al mismo tiempo. Si las tareas tienen un cierto parecido, el tiempo productivo puede reducirse notablemente. De este modo, si todas las tareas a realizarse guardan una similitud, el efecto de desgaste y el tiempo invertido serán mayores.

En términos prácticos, lo que se tiene que hacer es aprovechar los recursos disponibles. No se trata de resaltar la capacidad de las personas para hacer muchas tareas a la vez, debido a que puede ser contraproducente y traer efectos negativos para la productividad. El procedimiento correcto consiste en aprovechar las capacidades del personal y especializarlos en realizar tareas concretas.

La mayoría de las empresas trabaja realizando múltiples tareas a la vez, realizando diferentes proyectos y compartiendo diferentes entornos de trabajo. Aquí, se generan complicaciones y dificultades que entorpecen la gestión y el correspondiente desarrollo de los proyectos.

La forma acertada de planificar y de gestionar dichos proyectos es haciéndolo de forma independiente, asignando tareas a cada individuo. Ello reduce, considerablemente, los conflictos. De igual modo, pueden llegar a eliminarse las sobrecargas y, al final, los resultados serán positivos para todo el equipo y para el proyecto en general.

De esta forma, lo mejor para el equipo de trabajo y para ver resultados óptimos es evitar la multitarea y el sobrecargo de funciones y tareas a los empleados de la compañía.

Diferentes investigaciones en universidades británicas han demostrado que centrarse en una tarea resulta muchísimo más productivo que realizar múltiples y pequeñas tareas a la vez. Los estudios demuestran que la atención desciende considerablemente, junto con el rendimiento intelectual y la memoria. En efecto, el cerebro se ve sometido a constante presión, el que puede derivar en cuadros de estrés. Aunque los trabajos exigen y demandan que los empleados sean capaces de hacer varias cosas a la vez, lo más recomendable es evitar la multitarea.

La multitarea: técnicas para su reducción

Si bien existen técnicas que se pueden aplicar a nivel grupal, como estudiar las diferentes capacidades del personal y asignarle tareas que puedan cumplir y dedicar el tiempo completo para su realización, también existen técnicas a nivel personal para evitar las sobrecargas en el puesto de trabajo.

El método consiste en realizar pausas cada cierto tiempo de trabajo. Esta parcelación del tiempo de trabajo permite crear espacios en donde el cerebro descansa, realiza otro tipo de actividad, en lugar de permanecer en un estado en el que se realiza una única actividad y en el que se sumerge en la ansiedad que produce el mirar el reloj y ver que el trabajo continúa.

También, es importante priorizar las tareas, realizar listas y, una vez que se completan los diferentes puntos de las lista, se van resaltando, se realiza una pausa, se cambia de actividad y se pasa a la siguiente tarea de la lista.

De esta forma, el tiempo de trabajo se divide en espacios de trabajo, es decir, en pausas en las que el cerebro se recarga y se distrae y se elimina el estrés acumulado. Esto demuestra que la multitarea o la capacidad de efectuar varias cosas a la vez es un mito.

En realidad, es un problema que genera únicamente agotamiento, estrés y una baja productividad. En resumen, está demostrado que los proyectos y las tareas se pueden completar satisfactoriamente si se realizan una a la vez, centrando todos los sentidos en dicha tarea, para así terminarla y obtener resultados satisfactorios.

Así que ya te informaste acerca de la importancia de evitar la práctica de la multitarea para realizar cada una de tus actividades laborales. Si deseas profundizar sobre ésta y/u otras temáticas, te invitamos a que conozcas la Maestría en Gestión y Dirección de Proyectos de la Universidad Benito Juárez online.