La gestión de proyectos: ¿cómo es su seguimiento?
Llevar a cabo un proyecto implica necesariamente una planificación, una gestión del proyecto en sí mismo, junto con un fenómeno de control de dicha gestión, para que se lleven a cabo, desde el punto de vista empírico, todos los elementos y procesos delimitados a lo largo del establecimiento del alcance del proyecto, es una tarea ardua. Tras la aprobación de un determinado plan de ejecución, entonces, es imprescindible que se proceda a un control estricto del cumplimiento de cada una de las pautas establecidas en su alcance de proyecto inicial. A lo largo del presente artículo, te presentamos un acercamiento teórico para que puedas aprender más acerca de este proceso esencial dentro de este ámbito en particular.
¿En qué consiste?
Para establecer claramente este concepto, se establece que puede ser concebido como un modo de garantizar y de velar por el cumplimiento de todas las pautas y cuestiones que se hayan establecido al comienzo. Como consecuencia de ello, se observará de modo claro y conciso, en la práctica, todos aquellos elementos que se hayan consensuado al comienzo de la planificación de dicho proyecto.
Otro de los elementos importantes dentro de este ámbito reside en los requisitos a tener en cuenta durante un proceso de este tipo. En primera instancia, es imprescindible contar con la aprobación del plan de proyecto por parte del cliente o del comité de dirección respectivo. Por otra parte, se debe considerar un marco de referencia para dicho procedimiento de seguimiento. Este marco se encuentra determinado por los siguientes elementos:
- Línea base de coste: consiste en la distribución de carácter temporal de todos aquellos costes implicados en el desarrollo del proyecto.
- Línea base de cronograma: es el cronograma proyectual aprobado.
- Línea base de alcance: puede ser definida como el grupo de actividades que integran el proyecto en cuestión y que posibilita la entrega pertinente de los entregables.
Elementos a tener en cuenta
En el siguiente apartado, se presentarán aquellos factores que son considerados esenciales dentro del contexto del control de las gestiones de proyectos. Ellos son fundamentales para que se produzca con éxito el seguimiento de la gestión de proyectos y se describen, a continuación.
Alcance
Consiste en el control de calidad, centralizado en la detección de situaciones que no cumplen con los requisitos estipulados durante la fijación de los objetivos del plan del proyecto en cuestión. Dentro del análisis de este elemento, se debe mencionar la importancia de la gestión de cambios, para que se realice la pertinente evaluación y la consecuente aceptación o rechazo de los mismos. Se rige por un riguroso y metódico procedimiento.
Plazo
Se debe controlar que el proyecto en cuestión pueda llevarse a cabo en el tiempo estipulado en el comienzo, momento en el que se pactaba el establecimiento de las pautas de realización proyectual. Asimismo, el control del plazo se efectúa con el cronograma ya aprobado, sin tener en cuenta, de ningún modo, el margen por riesgos.
Coste
Es necesario tener en cuenta los costos del coste inherente a la totalidad del proyecto, junto con el control de la tesorería del proyecto. En el primer caso, la suma de todos los costes no es mayor que el presupuesto del comienzo. Por otro lado, en el segundo caso, se intenta promover la capacidad de pago del proyecto en sí, para que se puedan solventar los gastos por medio del dinero ingresado y que haya sido facturado. En esta última alternativa, se debe contar con la autorización correspondiente del director del proyecto para que se emitan efectivamente las facturas, dependiendo del avance que se haya efectuado.
Riesgos
Para que no incidan negativamente sobre el cumplimiento exitoso del plan del proyecto, se debe intentar promover el control de cada una de las acciones que se llevan a cabo dentro del contexto del desarrollo del mismo. Asimismo, se debe garantizar el control de la evolución de los riesgos detectados para modificar el impacto íntimamente relacionado.
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