¿A qué se refiere la gestión de cambios en un proyecto?
Una de las tareas más complejas que todo Project Manager ha de afrontar en el día a día de la vida de un proyecto es la gestión de los cambios, todo estaba perfectamente planeado pero siempre surgen imprevistos que inicialmente no estaban contemplados.
Desde los inicios del alcance del proyecto, es imprescindible que se especifiquen de modo claro, conciso y sin ambigüedades las metas a cumplir, durante la ejecución del mismo, junto con todas aquellas limitaciones que deben ser tenidas en cuenta para su óptimo desarrollo. No obstante, es común que, durante su realización empírica, se presente la necesidad de efectuar algún tipo de cambio. Por ello, es importante conocer las características de este tipo de gestión, junto con la descripción de los pasos a tener en cuenta y que integran, a la vez, el procedimiento para llevar a cabo este conjunto de modificaciones. A continuación, te ofrecemos un análisis detallado, para que puedas informarte, al respecto.
¿Cuáles son las características e implicancias de esta clase de cambios?
En este ámbito, es posible conceptualizar el término “cambio” como todo aquello que genere una modificación de todos los elementos que se hayan planteado al inicio del proyecto en cuestión. Asimismo, es menester destacar que puede ser considerado, también, como toda alteración que se haya producido en cualquiera de las etapas que conforman el plan en cuestión. De ese modo, en el caso de que se hayan presentado cambios en alguna de las fases del proyecto, éstos deben ser detectados, analizados, evaluados y controlados, para que no incidan, de modo negativo, sobre el alcance de los resultados esperados y planteados en el alcance del proyecto, en sus inicios de gestión. Por otra parte, se debe destacar el rol fundamental que posee el director del proyecto, un recurso humano central para realizar la tarea previamente explicitada de forma óptima.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso?
Para que un cambio sea aprobado, se debe cumplir una serie de pasos, los que funcionan como un marco regulatorio para dicha gestión. Ellos se presentan, de la siguiente manera:
- Elaboración de una solicitud de cambio: se debe definir detalladamente tanto el tipo de cambio a solicitar, como así también sus características generales y específicas. Asimismo, este documento debe ser dirigido al director, con la finalidad de que continúe con el resto de las fases del procedimiento.
- Análisis técnico: es necesario que se efectúe un estudio teórico sobre todos los aspectos de carácter técnico implicados en el cambio propuesto. En el caso de que sea considerado inapropiado y perjudicial para el cumplimiento de la totalidad del proyecto, la solicitud será rechazada, en esta instancia.
- Proceso de cuantificación del cambio solicitado: se requiere que los efectos asociados puedan ser mensurables y cuantificados, para poder tener conocimiento sobre sus consecuencias sobre la totalidad del proyecto. Este análisis debe ser presentado al director y al equipo de trabajo responsable de la ejecución.
- Aprobación: debe contar con el consentimiento del comité directivo y de los clientes que hayan solicitado la gestión del proyecto.
- Modificación de la planificación: con posterioridad a la correspondiente aprobación, se deben modificar los planes de planificación, los cuales deben estar en concordancia con el análisis cuantificado, mencionada previamente.
- Brindar la información de la resolución a las personas implicadas en la solicitud: en el caso de que haya sido negativa, se deben explicitar los motivos de dicho rechazo. Por el contrario, si fue aprobada, se debe continuar con su aplicación procesal. Asimismo, todos los integrantes del equipo de trabajo deben ser informados correctamente, para que puedan proceder según los planes reformulados y establecidos, luego del procedimiento citado.
- Seguimiento del resultado del cambio aprobado: se debe efectuar un control adecuado de todos los cambios que hayan sido aprobados y generados en el proyecto en cuestión. En efecto, es necesario que se compruebe que estos cambios se hayan aplicado Para ello, es importante que exista un proceso comunicacional óptimo sobre el tema, con el fin de evitar malos entendidos y que ocurran eventos perjudiciales, los cuales pueden ser potenciales fuentes generadoras de cualquier tipo de inconveniente asociado.
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