Dirección de proyectos empresariales y sus problemas

La dirección de proyectos empresariales es un trabajo complejo que requiere de amplias habilidades, conocimientos e incluso de cierta experiencia. El gestor debe conocer los conceptos básicos de la gestión de proyectos y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro de todas las limitaciones acordadas en cuanto a tiempo, alcance y presupuesto.

Sin embargo, esto no todo el tiempo se cumple. Muchas empresas desperdician millones de dólares cada año debido a una incorrecta ejecución de los proyectos. De hecho, según un estudio publicado en Harvard Business Review, 1 de cada 6 proyectos cuesta más del 200% de la cantidad estimada y casi el 70% enfrentan retrasos.

El trabajo del director de proyectos es evitar eso. Pero para hacerlo deben enfrentar diversos problemas. Aunque cada proyecto tiene sus propios desafíos, hay algunos que son comunes en todos. Si los conoces de antemano y sabes cómo darles solución, podrás evitar problemas en la dirección de proyectos empresariales y concluirlos con éxito. Aquí te mencionamos algunos de los más comunes:

Falta de objetivos claros

¿Sabías que casi el 40% de los proyectos fracasan por no planificar correctamente ni tener una meta clara definida? Este es uno de los principales problemas que debe enfrentar la dirección de proyectos empresariales, porque de la definición de objetivos dependerá la finalización exitosa del proyecto.

Para lidiar con este problema es necesario utilizar métodos probados para la definición de objetivos como la técnica SMART o CLEAR. Estas son metodologías que permiten establecer objetivos inteligentes o claros siguiendo algunos parámetros. Al hacerlo, se marca una hoja de ruta para que el responsable del proyecto y el equipo a cargo sepa qué dirección seguir.

Falta de comunicación

El 32% de los profesionales piensa que la comunicación es el mayor problema en la dirección de proyectos empresariales, de acuerdo con datos de Deloitte. Por ello, para que un proyecto sea realmente exitoso es fundamental que exista una comunicación efectiva entre el líder y el equipo de trabajo, y en general entre todos los miembros del proyecto.

Si no existe una comunicación oportuna y transparente, el trabajo en equipo se verá afectado y podrían surgir conflictos entre los miembros del equipo, lo que podría generar retrasos. Para evitarlo, es clave que los líderes promuevan una comunicación asertiva para abordar preguntas, dudas y preocupaciones que tengan los miembros del equipo.

Presupuesto deficiente

Los problemas financieros son otro de los grandes desafíos que enfrenta la dirección de proyectos empresariales. Casi el 50% de los gestores de proyectos aseguran que los costos son el mayor reto al que se enfrentan, de acuerdo con un estudio de 2017.

Si no se realiza un presupuesto ajustado a la realidad y además no se tienen estrategias estrictas de gestión de costos, los equipos podrían drenar sus fondos antes de terminar el proyecto. La clave está en adoptar un procedimiento presupuestario adecuado y hacer estimaciones realistas para evitar sobrecostos.

Personal poco calificado

Un proyecto requiere de un buen líder, pero también de un equipo calificado que permita la consecución de los objetivos. El desempeño del equipo depende en gran medida de las habilidades individuales de cada uno de sus miembros. Por tanto, si una o varias personas no cuentan con títulos oficiales que avalen sus conocimientos o no están capacitadas para desempeñar las tareas que le corresponden, el proyecto está destinado al fracaso.

Para evitar este problema es fundamental tomar las previsiones del caso. El responsable de la dirección del proyecto debe predeterminar las competencias y habilidades necesarias para cumplir los objetivos y con base en esta información determinar qué profesionales requieren y elegir los más calificados para el proyecto.

Plazos poco realistas

Otro de los problemas que enfrenta la dirección de proyectos empresariales tiene que ver con las fechas límites de entrega. Cuando se tienen plazos poco realistas, difíciles de cumplir, la calidad del producto final puede verse afectada gravemente, así como la satisfacción de los empleados.

Para evitar falsas expectativas en cuanto a la entrega del proyecto y el no cumplimiento de los plazos previstos es fundamental crear un cronograma realista. Un director del proyecto eficaz conoce cuáles son los objetivos a cumplir y las capacidades del equipo, lo que le permitirá hacer una adecuada estimación del tiempo necesario para la realización del trabajo.

Los problemas que enfrenta la dirección de proyectos empresariales son muchos. Pero si se hace una correcta planificación desde el inicio y se tienen en cuenta estos desafíos será más fácil manejarlos e incluso evitarlos.

Para ello es fundamental que el líder del proyecto cuente con la formación adecuada para esta gestión y aval internacional que lo demuestre. Un Doctorado en Dirección de Proyectos, por ejemplo, le permitirá aprender sobre administración, logística, operaciones, análisis y manejo de recursos humanos para así afrontar de forma correcta los desafíos que se presenten durante la gestión de cualquier proyecto.