Aplicaciones útiles para la gestión de proyectos
En los foros se pregunta constantemente que herramientas existen o son usadas para la gestión de proyectos aparte del conocido Microsoft Project.
Asegurar que una aplicación es mejor que otra, o intentar hacer un top 10 de las mejores sería tarea compleja, dado que la mejor aplicación será la que mejor se adapte a tus necesidades particulares.
Hay herramientas muy potentes pero también muy complejas donde la curva de aprendizaje es muy acentuada, en cambio tenemos otras aplicaciones que siendo también muy funcionales son más fáciles de usar y suelen tener un coste menor.
La idea de escribir este artículo es dar a conocer un total de 10 aplicaciones que son ampliamente usadas para gestionar proyectos y resumir que aspectos son los más destacables para que puedas tomar una decisión informada y si tienes interés, probar alguna demo de las mismas para decidir si efectivamente es la herramienta que necesitas para gestionar tus proyectos o los de tu organización.
Esta lista, no pretende ser un top 10, no están clasificadas de mejor a peor, simplemente son comentadas destacando las características más importantes de cada una.
Empecemos pues:
1) JIRA
JIRA es una aplicación basada en web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos. Jira también se utiliza en áreas no técnicas para la administración de tareas.
La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estatus y más tarde para el seguimiento de errores.
2) BASECAMP
Es una popular herramienta que realiza funciones muy básicas que han sido optimizadas a lo largo de los años para gestionar y coordinar proyectos de una manera sencilla y eficaz.
Su facilidad de uso hace que en la mayoría de ocasiones no te haga falta utilizar un tutorial para aprender a utilizar sus funciones.
La aplicación funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet.
3) ASANA
Asana es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Fue desarrollada por el co-fundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, que tenían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los empleados de Facebook.
Es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas y proyectos. Tiene muchas funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real.
Está diseñada para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.
4) KANBAN TOOL
Kanban Tool es una solución para la gestión visual de procesos que ayuda a los equipos a trabajar más eficientemente, visualizar el flujo de trabajo, analizar y mejorar los procesos de trabajo de acuerdo con los métodos Kanban.
5) SINNAPS
Sinnaps es una herramienta de gestión de proyectos muy potente y visual que ayuda a planificar tus proyectos y compartir la gestión de los mismos con otros componentes del equipo. Sinnaps utiliza técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) para ayudarte a planificar tus proyectos y obtener los flujos de trabajo más óptimos posibles. Permite entre otras cosas crear flujos de trabajo de forma colaborativa y reutiliza los procesos.
6) PODIO
Citrix Podio es una herramienta de colaboración social donde puedes crear aplicaciones y configurar espacios de trabajo para apoyar tus flujos de trabajo, herramienta potente y visual que ahora formar parte del compendio de aplicaciones de la conocida empresa de tecnología Citrix. Es compatible con otras aplicaciones tipo CRM y también con ShareFile y GoToMeeting.
7) WRIKE
Es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración. Permite que sus usuarios ajusten sus planes de proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación y colaboren online con sus compañeros de equipo.El objetivo principal de Wrike es ordenar el proceso de trabajo y permitir que las empresas prioricen las tareas más importantes
Todas las versiones incorporan un flujo de actividad que informa a los usuarios sobre cualquier tipo de acción llevada a cabo por otros usuarios pertenecientes a un grupo de trabajo específico.
El software de Wrike también incorpora funciones sociales y está integrado con otros programas como Google Apps, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Drive, Dropbox, Apple Mail, Box, IBM Connections, etc
8) CLARIZEN
Potente herramienta visual colaborativa para la gestión de proyectos con múltiples funcionalidades y posibilidades de integración entre las que destacan:
- Project Planning
- Document Management
- Templates
- Resource Management
- Change Request and Issues Management
- Social Collaboration
- Real-Time Portfolio View
- External Collaboration
- Budget & Expense Management
- Mobile Connectivity
- Integrations: Salesforce.com, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ProofHQ, etc
- Risk Management
9) SMARTSHEET
Herramienta muy fácil de usar pero con muchas posibilidades, entre otras ayuda a obtener información sobre las funcionalidades de administración del trabajo y colaboración en la nube como notificaciones de cambios, recordatorios, archivos compartidos, diagramas de Gantt y formularios web para la recopilación de datos.
Permite generar alertas y recordatorios, crear y compart diagramas de Gantt, generar informes, etc. Se emplea en empresas diversas, como por ejemplo la conocida Groupon (ver caso de éxito aquí)
No por última menos importante, más bien al contrario, Microsoft Project es posiblemente la herramienta de gestión de proyectos más popular y conocida, defendida por unos y criticada por otros a partes iguales.
Con diferentes versiones que van desde el Project Lite para miembros del equipo hasta versiones en la nube (Project Online) pasando por la versión corporativa más completa (Project Server).
Microsoft Project es una herramienta muy potente de gestión de proyectos, pero para utilizara correctamente debemos formarnos adecuadamente dado que las opciones avanzadas que nos ofrece la apliacación tiene una curva de aprendizaje acentuada.
Hasta aquí el repaso a estas herramientas de gestión de proyectos y colaboración. Obviamente ni son todas las que están ni están todas las que son, pero si que es un buen ejemplo del importante abanico de opciones disponibles en el mercado.
A la hora de escoger una u otra, se debe analizar cuáles son nuestras necesidades particulares, las funcionalidades ofrecidas por la herramienta y el coste de licenciamiento de las mismas. Si este artículo te ha interesado y/o te ha parecido útil, te invitamos a que te informes acerca de la Maestría en Gestión y Dirección de Proyectos de la Universidad Benito Juárez online.
