¿En qué consiste el alcance del proyecto?
Para gestionar exitosamente un proyecto y cumplir con las metas planteadas al comienzo del mismo, es menester, en primera instancia, establecer y definir el alcance del mismo. Pero, ¿en qué consiste el alcance de un proyecto? Para poder responder este interrogante, te brindamos un análisis de las características generales y específicas del mismo, para que puedas comprender, de manera más completa, su conceptualización y, como consecuencia de ello, poder planificar eficaz y eficientemente tu proyecto personal u organizacional.
¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance de un proyecto tiene como finalidad la determinación clara, sencilla y concreta de los objetivos que se intentarán alcanzar, a lo largo del desarrollo del proyecto en cuestión, cuyo cumplimiento generará la culminación exitosa de dicho proyecto. Este alcance es equivalente al concepto de “objetivo”, ya que ambos deben estar enmarcados dentro del contexto de criterio de SMART, detallado, a continuación:
- Specific (S): deber ser específico y no debe contener controversias.
- Measurable (M): el alcance debe ser de carácter mensurable, es decir, medible. Achievable (A): debe poder llevarse cabo dentro de los parámetros de la realidad empírica.
- Realista (R): debe ser poder generarse, de modo factible, dentro del plazo estipulado y con el empleo de los recursos disponibles.
- Time-related (T): es necesario que se delimite el lapso temporal de duración del proyecto.
En el caso de que se trate de un proyecto diseñado y gestionado para terceros, su alcance se definirá durante el trascurso de las reuniones laborales con el cliente, para que se pueden acordar, desde un contexto comunicacional seguro, todos los elementos a tener en cuenta para su desarrollo, como así también para generar que este cliente sea un participante activo de la gestión de su propio proyecto.
¿De qué manera se define el alcance de un proyecto?
La definición del alcance se produce a través de la utilización de un conjunto de métodos determinados, que se complementan entre sí, y que se ponen en práctica, por medio del empleo de herramientas específicas, para generar el alcance de un proyecto en particular. Algunos de estos métodos se detallarán, a continuación:
- Descripción textual del alcance: se efectúa, por medio de esta herramienta, el conjunto de especificaciones escritas necesarias para el establecimiento del alcance del proyecto. Este documento debe ser rigurosamente concreto, conciso y claro. Además, se deben tener cuenta tanto los elementos que forman parte del proyecto, como así también aquellos que no, ya que ello incide directamente sobre la fijación de las tareas a realizar y sobre el monto económico a percibir por las mismas.
- Matriz de responsabilidad o matriz RASCI o RACI: es una planilla que indica claramente la división de tareas y de las correspondientes responsabilidades que cada uno de los agentes del proyecto tiene a su cargo. No solamente tiene como función la especificación de cada una de las tareas, sino también la diferenciación y el contraste de las tareas de todos los que participan del desarrollo de un proyecto en particular. Además, se establece, con claridad, los siguientes roles: del responsable (R) de una tarea en especial; del aprobador (A), es decir, quien da el consentimiento y quien controla que la tarea asignada haya sido completada exitosamente; del soporte (S), persona que realiza tareas de apoyo a quienes tienes a su cargo una actividad específica, pero que no es responsable por el cumplimiento de la misma; del consultor (C), quien brinda su apoyo de asesoramiento y de consultoría, sin participar directamente en la acción; y el rol del informado (I), la persona que tiene conocimiento de todos los procesos que se llevan a cabo, sin ejercer tampoco una participación directa.
- Table Top Drawing: consiste en un recurso gráfico, empleado para explicitar una representación esquemática del proyecto en cuestión. Se utilizan colores variados, de acuerdo a las tareas que se llevan a cabo y a las responsabilidades asignadas para cada integrante del equipo que efectúa el proyecto. Entre sus beneficios más claros, se debe destacar la fácil visualización en forma de diagrama y la comprensión segura sobre las interacciones que se presentarán a lo largo del transcurso del trabajo del proyecto.
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