¿Por qué delegar juega un papel importante en la dirección de proyectos?
Para la dirección de proyectos, el líder debe tener diversas habilidades interpersonales. Destacan la resolución de conflictos, la toma de decisiones y la negociación. Hay otra habilidad que no puede pasarse por alto: la de delegar. Esta es, en realidad, una herramienta muy poderosa dentro de la dirección de proyectos, pero también una difícil de aplicar para muchos.
En la dirección de proyectos, delegar significa transferir la ejecución de tareas y funciones a otros miembros del equipo, por lo general colaboradores directos. Es un proceso que implica una adecuada planificación y un buen seguimiento para asegurarse de que se ha delegado de forma eficaz.
La importancia de delegar tareas en la dirección de proyectos
Delegar en el equipo de trabajo la gestión de ciertas tareas es condición imprescindible para alcanzar los objetivos de un proyecto.
Durante el proceso de ejecución de un proyecto, el responsable de este debe enfrentarse a diversas tareas. Lo más probable es que este profesional no sea el más adecuado para realizarlas todas. Por un lado, puede que no cuente con todos los conocimientos necesarios para desempeñar todas las tareas de la forma óptima.
Y por otro lado, aunque estuviera completamente capacitado, es materialmente imposible tener el tiempo suficiente para encargarse de todo. Esa es precisamente la razón de tener un equipo de trabajo a disposición: contar con profesionales con títulos oficiales capacitados para sacar adelante el proyecto en conjunto.
El problema es que muchos responsables de proyectos tienden a no querer delegar en el equipo. Las razones pueden ser varias: desconfianza en las personas con las que trabaja, la creencia de perder parte del control de la ejecución del proyecto, o la idea de que solo ellos son capaces de realizar correctamente las tareas. Cualquiera que sea la razón de no querer delegar, el resultado es uno solo: una mala gestión.
Cuando un líder delega tareas en la dirección de proyectos obtiene dos beneficios directos:
- Eficiencia: para que las tareas sean bien ejecutadas deben ser realizadas por personal especializado. Cuando creas un equipo y te dedicas a seleccionar a las personas adecuadas, contarás con profesionales bien capacitados para llevar a cabo las tareas que les encomiendes. Cuando es así, el resultado es mejor.
- Mejor enfoque: cuando delegas parte del trabajo, puedes concentrarte en las tareas que realmente te corresponden. Así podrás enfocar tus esfuerzos en tareas que verdaderamente solo te corresponden a ti, lo que te ayudará a ser más productivo.
Otras ventajas de delegar tareas
- Ayuda a desarrollar capacidades y cualidades de liderazgo.
- El responsable del proyecto tiene un mayor conocimiento de las capacidades reales de sus colaboradores.
- Permite capacitar a los colaboradores para que, en ausencia del líder, puedan continuar el trabajo de forma correcta.
- Disminuye la presión del trabajo para el director del proyecto.
- Aumenta la motivación de los colaboradores.
- Permite que los colaboradores desarrollen nuevas habilidades y conocimientos.
- Fomenta la iniciativa, la competencia y el sentido de la responsabilidad en los miembros del equipo de trabajo.
Delegar sin perder el control
El responsable de la dirección de un proyecto puede caer en dos extremos cuando se trata de delegar. Puede no hacerlo creyendo que con la delegación perderá el control del proyecto, o puede hacerlo creyendo que con ello deja la responsabilidad en otros para tener más tiempo libre. Ambas actitudes obstaculizarán el éxito del proyecto.
Un gerente o director de proyecto delega autoridad para que otra persona del equipo se encargue de un proceso, pero nunca delega responsabilidad. Esta seguirá estando a su cargo, por lo que es indispensable la supervisión y control de las actividades delegadas.
El responsable del proyecto debe buscar la forma de estar al tanto de la ejecución de las tareas. Esto es posible a través de reuniones con el equipo de trabajo o por medio de informes periódicos en los que se comunique el estatus del trabajo. De esta forma es posible mantenerse informado sobre la evolución del proyecto y poder realizar los ajustes en la planificación si es necesario.
Delegar tareas es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Aunque puede ser difícil de aplicar, es algo que se adquiere con conocimientos, técnica y experiencia. La formación puede ser un gran aliado para desarrollar esta habilidad. Con un Doctorado en Dirección de Proyectos aprenderás a planear, formular y gestionar todo tipo de proyectos para ejecutarlo con éxito.
